Taimistoviljelijät ry:n jäsenrekisterin ja asiakasrekisterin REKISTERI- JA tietosuojaseloste 14.1.2025
Tietosuojalaki 5.12.2018/1050 ja Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
Rekisterinpitäjä
Taimistoviljelijät – Plantskoleodlarna ry (TVY)
c/o Viher-Arkki
Pitkänsillankatu 20 B 21
67100 Kokkola
info@taimistoviljelijat.fi
www.taimistoviljelijat.fi
Rekisterinpitäjän edustaja ja tietosuojavastaava
Toiminnanjohtaja Hanna Tajakka
info@taimistoviljelijat.fi
Puhelin 040 860 5920
Rekisterin nimi
Taimistoviljelijät ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Tietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsen-, asiakas- ja sopimussuhteen hoitaminen.
Lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää TVY:n sisäisiin markkinatutkimuksiin ja -analyyseihin ja tilastointiin.
Jäsenten henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyslain § 11 vaatimukseen pitää jäsenluetteloa. Tietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja kohtuullisen ajan jäsenyyden päättymisen jälkeen.
Tapahtumiin osallistuvien asiakkaiden henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan tekemään tilaukseen. Tietoja säilytetään kohtuullisen ajan tilauksen toimittamisen ja laskun maksamisen jälkeen.
Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteriin voidaan tallentaa jäsenien ja asiakkaiden seuraavia tunniste- ja perustietoja:
- jäsenen/asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, verkkosivuosoite, Y-tunnus, laskutusosoite ja jäsenmaksuryhmä)
- jäsenen/asiakkaan yhteyshenkilön yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tarvittaessa henkilötunnus *)
- käyttäjätunnusten haltijoiden yksilöinti- ja yhteystiedot
- jäsenen/asiakkaan tilaus-, laskutus- ja maksutiedot
- jäsenyyteen, asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot.
* Henkilötunnukset kerätään hallituksen jäseniltä hallituksen rekisteröimistä varten Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) yhdistysrekisteriin. Henkilötunnukset voidaan kerätä myös, jos esimerkiksi ulkomaan jäsenmatkan järjestäminen edellyttää sitä. Henkilötunnukset poistetaan TVY:n jäsen- ja asiakasrekistereistä, kun ne on välitetty tietoa edellyttävälle taholle (esim. PRH ja matkatoimisto).
Tietolähteet
Rekisterin säännönmukaisina tietolähteinä ovat jäsenen/asiakkaan antamat tiedot jäseneksi/asiakkaaksi ryhtymisen yhteydessä ja jäsen-, asiakas- ja sopimussuhteen kestäessä. Tietoja voi kertyä myös rekisterinpitäjän tekeminä päivityksinä. Lisäksi tietoja voidaan päivittää julkisista rekistereistä.
Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille
Tietoja ei luovuteta muihin käyttötarkoituksiin ilman henkilön erillistä suostumusta.
Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETAn ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen säilytysajat
Tietoja säilytetään jäsen-/asiakas-/sopimussuhteen päättymisen jälkeen kirjanpitosäädösten ja muutoin sopimussuhteen täytäntöön panemiseen liittyen enintään kuuteen vuoteen asti. Katso myös * kohdassa Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät.
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin, eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Jäsen- ja asiakasrekisterit on koottu Excel-tiedostoiksi ja tarvittaessa sähköpostiluetteloiksi, joita säilytetään käyttäjätunnuksen ja salasanan takana TVY:n Microsoft 365 SB-pilvipalvelussa. Lisäksi jäsen- ja asiakasrekisterit on koottu Passeli-taloushallintaohjelmaan käyttäjätunnuksen taakse. Tunnukset ovat toiminnanjohtajan käytössä.
Omien tietojen tarkastusoikeus
Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on merkitty tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa tarkastusta rekisterinpitäjältä.
Oikeus tietojen korjaamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä korjaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tiedon käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tarkoitus on, että käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tiedon paikkansapitävyyden.
Rekisteröidyllä on “oikeus tulla unohdetuksi” vain, jos TVY:llä ei ole lakisääteisiä velvoitteita jatkaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).